Trucs et astuces pour faciliter et optimiser le travail des secrétaires

Au carrefour des relations et des informations, la secrétaire occupe une place déterminante dans la vie et les performances d’une équipe. Support administratif et logistique, mémoire, carte de visite vis-à-vis de l’extérieur, confidente parfois, son rôle va bien au-delà d’une mise à disposition de compétences techniques. Comment soutenir au mieux le travail des responsables et des collaborateurs? Comment optimiser son temps et celui des autres ? Comment gagner en aisance et en confort dans les situations difficiles ? Cette formation vous permettra de voir ou de revoir quelques techniques et outils (notamment informatiques) visant à faciliter et ou améliorer votre travail au quotidien.

Programme :

- Connaître et anticiper les attentes et besoins de la hiérarchie, des collègues, du service pour aborder efficacement sa mission ;
- Etablir des liens entre l'information reçue et la gestion des priorités
- Utiliser des méthodes et outils d'organisation personnelle (téléphone, agenda, prise de rendez-vous, …) pour mieux gérer son temps;
- Créer et utiliser un agenda partagé (google, outlook) ;
- Veiller à l’organisation pratique des réunions (fixer une date avec « doodle », inviter les participants, gérer la logistique, etc.) ;
- Maîtriser le B.A-BA de la prise de notes et de la rédaction de comptes-rendus ;
- Repérer et traiter l'information utile puis la faire circuler auprès des bons interlocuteurs (internes ou externes) ;
- Accueillir en direct ou au téléphone et gérer les situations difficiles quant elles se présentent;
- Prendre les messages et les transmettre, reformuler de manière précise et fidèle en tenant compte des besoins de l’interlocuteur ;
- Etc.


Méthode pédagogique :

Brefs exposés didactiques, apports méthodologiques et pratiques. Echanges d’expériences et débats de groupe. Tout au long de la formation, les apports des participants permettront de mutualiser les meilleures pratiques. Des exercices seront soumis aux participants pour les aider à mieux gérer leur travail et à communiquer adéquatement. Jeux de rôles et mises en situation faciliteront le développement des savoir-faire et des savoir-être.
 

Modules Lieux Dates Places disponibles  
Admi 03Chapelle-lez-Herlaimont (périphérie de Charleroi)02/10/2018
16/10/2018
23/10/2018
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